Termeni, condiții și politica de confidențialitate

 

TERMENI SI CONDITII

 

Va recomandam sa cititi integral acesti Termeni inainte de a decide daca ii acceptati si continuati procesul de inregistrare.

INTERBUSINESS IDEA S.R.L., in calitate de Furnizor, pune la dispozitia Angajatorului/Contractorului dvs., in calitate de Beneficar, aplicatia TripToHR, in vederea administrarii/gestionarii proceselor, fluxurilor si activitatilor ce intervin in cadrul activitatilor de resurse umane, in baza contractului incheiat intre cele doua parti.

Daca nu sunteti de acord cu oricare dintre prevederile termenilor in cadrul aplicatiei TripToHR, va rugam sa nu accesati, navigati sau utilizati aplicatia, si nici software-ul, serviciile, informatiile, materialele sau alte asemenea cuprinse in aplicatie.

Daca in orice moment dupa inregistrarea in aplicatia TripToHR decideti ca nu mai sunteti de acord cu prezentii Termeni, va rugam sa ne contactati pentru stergerea contului dvs. din cadrul aplicatiei. Totodata, daca nu mai sunteti de acord cu utilizarea datelor dumneavoastra cu caracter personal, ca urmare a folosirii aplicatiei, aveti posibilitatea sa ne solicitati stergerea datelor dvs. si sa va exercitati drepturile prevazute de Regulamentul 679/2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date, la adresa de e-mail [hr@suporthr.ro]

Termenii si conditiile de utilizare a aplicatiei TripToHR, asa cum sunt prezentati in prezentul document, sunt si vor fi guvernati si interpretati in conformitate cu legea romana. Termenii stabilesc modul in care puteti utiliza aplicatia TripToHR. Prin inregistrarea in aplicatie confirmati ca aveti 18 ani impliniti si ca nu v-a fost interzis dreptul de a utiliza un serviciu de genul celui oferit de TripToHR.

1. Definitii

„Manager HR” reprezinta rolul pe care il detine departamentul HR, administratorul sau echipa de management desemnata de administratorul Beneficiarului, pentru administrarea/ gestionarea datelor dvs. din cadrul aplicatiei.

„Administrator sistem” consta in rolul detinut de reprezentantul InterBusiness Idea care ofera asistenta Beneficiarului in procesul de utilizare a Aplicatiei, backup de date sau alte servicii de consultanta in functie de preferintele Beneficiarului.

“Aplicatia” se refera la aplicatia TripToHR unde oferim serviciile de gestionare a sarcinilor administrative de resurse umane.

“Beneficiar”: persoana juridica care solicita serviciile puse la dispozitie de InterBusiness Idea partile avand incheiat un contract pentru utilizarea aplicatiei TripToHR.

“Serviciu”: serviciile de gestionare a sarcinilor administrative de resurse umane puse la dispozitie de InterBusiness Idea prin intermediul aplicatiei TripToHR.

“Utilizator”: reprezinta angajatul sau colaboratorul Beneficiarului caruia i s-a creat un cont in Aplicatie.

2. Cine suntem?

Aplicatia TripToHR este proprietatea urmatoarei societati: INTERBUSINESS IDEA S.R.L., persoana juridica romana, cu sediul social in Mun. Bucuresti, Sectorul 3, Bd. Unirii nr. 78, bl. J2, sc.2, et. 4, ap. 42, cam.1, inregistrata la Registrul Comertului cu numarul J40/4657/2000, Cod Unic de Inregistrare: RO13020549, telefon: 031.808.71.68, e-mail: office@suporthr.ro, denumita in continuare Furnizor.

3. Ce este TRIPTOHR?

Aplicatia „TripToHR” este o aplicatie informatica securizata, reprezentand un instrument software specific HR in scopul de a simplifica, eficientiza si optimiza procesele si fluxurile ce intervin in cadrul activitatilor de resurse umane, venind astfel in sprijinul personalului de resurse umane cat si a managementului din companiilor Beneficiare.

Prin posibilitatea de a emite rapid documente, situatii, rapoarte specifice, departamentul HR cat si managementul companiei Beneficiarului are la dispozitie permanent toate informatiile relevante legate de numarul Utilizatori, impartirea pe categorii si functii, alocarea in structura organizatorica, fluctuatia acestora, medii lunare/anuale, impartirea pe sexe, etc.

Aplicatia are si rolul unui portal intern unde fiecare Utilizator are acces individual pe baza de user si parola, aceasta putand fi utilizata atat in scopul gestionarii actiunilor personale specifice HR, precum pontaje, concedii, dar si in scop informativ, putand accesa datele de contact de companie ale celorlati colegi, informatii privind anumite evenimente/programe organizate la nivelul companiei, posturi disponibile deschise in cadrul companiei, regulamente si instructiuni, etc. 

4. Cum accesezi TripToHR?

   1. Inregistrarea si identificarea utilizatorului

Pentru crearea unui cont de utilizator si inregistrarea in aplicatia TripToHR sunt necesare cel putin urmatoarele date personale: nume, prenume, adresa de e-mail. 

Accesarea si utilizarea contului se realizeaza prin accesarea link-urilor web specifice aplicatiei, numai dupa instalarea pe echipamentul propriu a unui certificat de tip SSL furnizat prin e-mail de Furnizor, pentru a se putea asigura securitatea accesului la datele disponibile in cadrul aplicatiei.

2. Autentificarea utilizatorului pentru accesarea si utilizarea TripToHR

Utilizatorul va primi credetialele necesare accesarii aplicatiei pe e-mail. Acesta trebuie sa schimbe parola furnizata initial pentru a se asigura confidentialitatea contului sau din aplicatie. In acest sens, sunt de acord si inteleg ca sunt responsabil pentru pastrarea confidentialitatii datelor de conectare asociate utilizarii contului in aplicatia TripToHR si pentru luarea tuturor masurilor rezonabile pentru a pastra confidentialitatea acestor informatii.

Atat Utilizatorul, cat si Managerul HR se obliga sa notifice Administratorul de sistem imediat, fara intarzieri nejustificate, atunci cand sesizeaza utilizarea neautorizata a datelor de conectare. De asemenea, sunt de acord sa notifice Administratorul de sistem al TripToHR imediat, fara intarzieri nejustificate, in acelasi mod cu privire la orice alta incalcare a securitatii in legatura cu aplicatia despre care au cunostinta.

TripToHR poate suspenda utilizarea datelor de conectare sau a contului in cazurile in care suspecteaza compromiterea securitatii acestora sau existenta unei utilizari neautorizate sau frauduloase. TripToHR va va informa in prealabil sau, daca acest lucru nu este posibil, imediat dupa suspendarea utilizarii datelor dumneavoastra de conectare sau a contului, specificand motivele suspendarii, cu exceptia cazului in care furnizarea acestor informatii ar putea compromite masurile rezonabile de securitate sau ar contraveni legii. TripToHR va reactiva datele de conectare in cel mai scurt timp posibil dupa eliminarea motivelor care au determinat suspendarea initiala.

5. Ce poti face in aplicatia TripToHR?

Cu ajutorul Aplicatiei, majoritatea interactiunilor si informarilor specifice HR sunt notificate prin e-mailuri generate automat, in functie de fiecare situatie in parte, catre Utilizator, manager, personal HR, evitand astfel erorile umane ce pot aparea in urmarirea si gestionarea prin metode uzuale ale acestor procese. 

Aplicatia „TripToHR” reprezinta atat o baza de date cu informatii despre Utilizatori si functionalitati de operare a activitatilor de resurse umane, cat si un instrument care sprijina comunicarea la toate nivelurile in organizatie si ofera trasparenta asupra tuturor proceselor derulate. „TripToHR” este o solutie simpla, cu interfata intuitiva, concentrata pe derularea si finalizarea proceselor si comunicarea rezultatelor prin rapoarte complexe si specifice.

Datorita structurii modulare si foarte simplu de utilizat, „TripToHR” permite desfasurarea majoritatii proceselor specifice resurselor umane: de la administrare de personal, pontaj, situatia concediilor, generare documente specifice, raportare. Toate aceste procese sunt centralizate si disponibile spre accesare personalului autorizat.

Prin utilizarea aplicatiei „TripToHR” sunt gestionate si se notifica automat termenele de expirare a contractelor individuale de munca pe perioada determinata, a perioadei de proba, a controalelor si instructajelor periodice, etc. 

Utilizatorii vizualizeaza propriile informatii contractuale, pozele si datele de contact ale colegilor si transmit managerilor cereri de concediu spre aprobare. Prin aplicatia „TripToHR” sunt administrate toate etapele prin care trec Utilizatorii de la selectie si recrutare, pana la plecarea lor din compania Clientului.

6. Structura Aplicatiei

Aplicatia are doua sectiuni principale: 

- sectiunea de administrare, cu acces restrictionat la un numar limitat de useri/companie, cu rol de Manager HR si Manager Companie, accesibila la adresa triptohr.e-apps.ro;

- sectiunea de utilizatori, cu acces pentru orice tip de user, accesibila la adresa portalhr.e-apps.ro.

In cadrul fiecarei sectiuni, fiecare companie - Beneficiar va avea accest strict doar catre conturile si informatiile userior proprii.

Aplicatia TripToHR contine mai multe module, interconectate, pornind de la o baza de date centralizata, descrise pe scurt mai jos:

1. Modulul de baza – consta intr-o baza de date unde sunt inregistrate si actualizate permanent toate informatiile specifice aferente unui Utilizator precum: date carte identitate, date contratuale, informatii cu privire la incadrarea in structura organizatorica si pe baza de proiecte, inregistrare resurse materiale alocate Utilizatorului, date privind evidenta controalelor de medicina a muncii, precum si a instructajelor de SSM si PSI, istoric Utilizatori, etc.

In cadrul acestui modul Administratorul va putea genera in mod automat documente specifice sarcinilor administrative de resurse umane deja completate. Modulul este destinat in principal Administratorului.

2. Modulul de concedii – este un instrument cu ajutorul caruia este gestionata situatia concediilor la nivelul companiei Clientului. In cadrul Aplicatiei sunt astfel gestionate procesele de formulare a cererilor de concediu, de aprobare si urmarire a acestora, vizualizarea in timp real de catre fiecare Utilizator a propriei situatii privind zilele de concediu, cat si vizualizarea de catre manageri a situatiei concediilor Utilizatorilor din subordine, emiterea pontajelor, etc.;

3. Modulul documente – in aceasta sectiune pot fi incarcate diverse documente interne, publice la nivelul companiei, pentru a putea fi accesate si citite de Utilizatori;

4. Modulul de evaluare – modulul de evaluare consta intr-un formular de evaluare a Utilizatorilor, structurat pe categorii si criterii de evaluare specifice (conform procedurii de evaluare a Beneficiarului), prin care persoanele cu rol de management pot efectua evaluarea periodica a persoanelor din subordine. Dupa finalizarea evaluarii aplicatia va calcula automat punctajul rezultat si va aloca automat calificativul evaluarii conform incadrarii in grila de punctaj.

5. Modulul pontaj – acest modul permite fiecarui Utilizator sa marcheze orele de intrare si iesire in cursul unei zile. Permite mai multe intervale orare de lucru IN-OUT cu contorizarea efectiva a timpului total lucrat de un Utilizator in cursul unei zile. Modulul Pontaj are un design responsiv, permitand astfel a fi utilizata si pe dispozitive mobile, fiecare Utilizator are astfel un mod facil de a marca orele de intrare si iesire.

Managerii desemnati in sistem pot marca propriile intrari-iesiri si pot vizualiza de asemenea intrarile si iesirile Utilizatorilor aflati subordinea sa.

6. Modulul de raportare – din acest modul vor putea fi generate rapoarte specifice, necesare monitorizarii permanent a diverselor aspecte legate de numarul, structura, pozitia, istoricul Utilizatorilor, etc.

7. Modulul Registru – reprezinta un registru electronic intern de acordare numere pentru intrari / iesiri.

Modulele sunt accesibile Utilizatorilor si Administratorilor numai dupa inregistrarea in aplicatie cu credentialele asignate fiecaruia, si in zonele in care acestia au accesul desemnat.

Accesul userilor pe fiecare modul in parte este customizat in functie de Rolul alocat fiecarui user, conform solicitarii Beneficiarului.

Accesul in zona de administare a datelor este restrictionat userilor simpli fiind rezervat doar pentru rolurile de Manager HR si Manager Companie.

Declaratii si garantii

La momentul inregistrarii in vederea utilizarii TripToHR, in calitate de Utilizatori si/sau Administrator declarati si garantati urmatoarele:

• ca aveti dreptul, autoritatea si capacitatea deplina de exercitiu in vederea accesarii si utilizarii aplicatiei;

• ca nu comunicati datele de conectare parola unei terte persoane, intrucat prin divulgarea acesteia va expuneti riscului de utilizare a contului si serviciilor de catre alte persoane. Sunteti exclusiv responsabil pentru mentinerea confidentialitatii si pastrarea in siguranta a datelor introduse in aplicatia TripToHR. Mai mult, sunteti responsabil pentru activitatile de orice natura ce au loc in contul dumneavoastra;

• va obligati sa ne anuntati imediat de orice utilizare neautorizata a contului dumneavoastra sau de orice incalcare a securitatii contului de care deveniti constient sau pe care in mod rezonabil ar trebui sa o suspectati. Cu toate acestea, indiferent de aceasta notificare, nu vom raspunde pentru pierderile pe care ati putea sa le suportati ca urmare a utilizarii neautorizate a contului dmneavoastra (indiferent daca o astfel de utilizare se produce cu sau fara cunostinta dumneavoastra);

• ca nu veti falsifica sau oferi informatii eronate despre identitatea sau intentiile dumneavoastra cu privire la orice ar avea legatura cu aplicatia;

• ca nu veti transmite, distribui sau oferi orice informatii sau materiale care sunt in tot sau in parte ilegale, false, frauduloase sau inadecvate, ofensatoare sau care incalca ordinea publica si bunele moravuri;

• ca nu veti incalca orice drept prevazut prin lege, drepturi de proprietate, drepturi intangibile, dreptul privind confidentialitatea sau datele cu caracter personal ale altora;

• ca nu veti utiliza continutul aplicatiei pentru a revinde, distribui sau folosi serviciile oferite.

7. Incetarea sau modificarea TripToHR

Incetarea utilizarii TripToHR de catre Utilizator poate interveni in urmatoarele situatii:

1. la initiativa Administratorului, in calitate de reprezentant legal al Clientului;

2. din initiativa TripToHR, daca se constata ca Utilizatorul sau Administratorul nu respecta regulile unei conduite adecvate sau prevederile Termenilor si Conditiilor, care ar putea aduce prejudicii de orice natura.

8. Proprietatea intelectuala

Utilizatorul si Administratorul declara in mod expres ca au luat la cunostinta de faptul ca toata creatia grafica, continutul aplicatiei si materialele accesate sunt proprietatea TripToHR. Fac exceptie informatiile, elementele grafice apartinand altor entitati, care sunt proprietatea partenerilor. Acestia accepta ca orice software folosit in legatura cu serviciile oferite in aplicatie contine informatii confidentiale si aflate sub drept de proprietate, fiind protejate de legile privind dreptul de proprietate intelectuala, industriala si alte legi aplicabile.

Utilizatorul si Administratorul se obliga sa nu reproduca, sa nu copieze, sa nu vanda sau sa exploateze serviciile, informatiile si/sau materialele audio-video la care are acces ca urmare a utilizarii acestei aplicatii, in parte sau complet. Acestora le este interzisa modificarea, copierea, inchirierea, cedarea, imprumutul, vanzarea, distributia sau crearea unor materiale derivate bazate pe serviciile sau programele folosite in cadrul aplicatiei.

9. Prelucrarea datelor cu caracter personal

Prezentele Termeni si Conditii se completeaza cu Politica de Confidentialitate TripToHR disponibila in cadrul aplicatiei la sectiunea „Politica de Confidentialitate”. 

10. Pentru ce nu suntem responsabili

Utilizatorii si/sau Administratorii vor raspunde pentru orice daune, directe sau indirecte, aduse TripToHR cu intentie sau din culpa (neglijenta sau imprudenta) Utilizatorului, Administratorului sau persoanelor pentru care acesta raspunde, sau ca urmare a folosirii frauduloase a aplicatiei TripToHR.

Utilizatorul si/sau Administratorul au fost informati si accepta faptul ca Interbusiness Idea nu pot fi facuta raspunzatoare, in niciun caz, pentru daunele, directe sau indirecte, cauzate acestora de nefunctionarea sau functionarea necorespunzatoare a aplicatiei TripToHR.

11. Legea aplicabila

In cazul aparitiei unui conflict/neintelegeri legata de utilizarea aplicatiei, vom incerca solutionarea conflictului respectiv pe cale amiabila, negocierile in acest sens fiind guvernate de buna credinta. Toate disputele vor fi solutionate in instantele competente din Bucuresti, cu exceptia cazurilor in care legislatia in vigoare specifica o alta jurisdictie exclusiva pentru dumneavoastra.

12. Asistenta

Daca aveti orice problema legata de functionarea aplicatiei TripToHR sau daca aveti o plangere legata de produsele si serviciile furnizate de TripToHR, ne puteti contacta la adresa de email: hr@suporthr.ro sau telefon: 031.808.71.68.

13. Modificari

TripToHR isi rezerva dreptul de a amenda, modifica sau actualiza acesti termeni si conditii la anumite intervale de timp, fara o notificare prealabila.

 

 

 

Actualizat la data: 01.01.2021

 

INTERBUSINESS IDEA S.R.L.